Mudul excel

Pengenalan Ms. Excel 2003

Microsoft excel 2003 merupakan versi setelah Microsoft excel 2000, Merupakan suatu program yang berguna untuk menyederhanakan tugas- tugas Akunting, Manajemen Database dan pembuatan grafik. Dalam Modul ini terdiri dari tujuan dan menguraikan kebutuhan pemakai Excel secara umum khususnya untuk kebutuhan guru SMA Negri 1 Purwokerto. Disertai latihan – latihan guna memudahkan bapak / ibu jika belajar sendiri, mudah-mudahan bermanfaat.

1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003
2. Bekerja dengan Worksheet dan Workbook
3. Memebuat Rumus – rumus sederhana
4. Mengelola database
5. Mencetak hasil pekerjaan

 MEMULAI MS.EXCEL 2003






















Gambar. 01











Langkah – langkah mengaktifkan Ms. Excel
Cara I
1. Klik tombol Start kemudian pilih All Programs
2. Klik / sorot Microsoft Office pilih Microsoft Office Excel 2003 sesuai dengan gambar 01. ( Mudah Bukan.. ??!!)
Cara II




1. Double Klik Pada shortcut / gambar diatas
2. Tekan Enter
Kemudian Muncul Tampilan Ms. Excel seperti pada gambar. 02

1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003





















Gambar. 02
*)Untuk keterangan lebih lengkap, gambar 02 Bapak / Ibu guru dapat menyimak dan mencatat penjelasan dari Instruktur.

2. Bekerja dengan Workbook dan Worksheet
Ms. Excel terdiri dari buku kerja (workbook), workbook berisi beberapa lembar woorkseet. Sedangkan worksheet dapat diibaratkan sebagai satu lembar kertas yang sangat lebar, satu file berisi satu workbook.





A. WORKSEET
Terdiri atas :
Kolom : Kolom A sampai dengan IV
Baris : 1 s/d 65536
Cell : Pertemuan antara Baris dan Kolom
Contoh : cell A1 (kolom A, Baris 1)
Pointer : Penunjuk sel
Range : Kumpulan beberapa Cell
Cintoh : cell A1:A10 ( terdiri dari cell A1 s/d A10 )

B. Jenis Data Pada Excel
 Data teks : data yang tidak mengandung nilai biasanya diawali:
 Abjad ( a-z, A-Z, (, ), *, ^, %, $, &,” )
 ‘ (petik tunggal)
 Data Angka : data berupa angka tertentu dan tidak terdapat operasi matematika
 Data Rumus : data yang diawali dengan tanda = (sama dengan)

C. Memindahkan penunjuk sel / gerakan pointer
 Tombol Panah : bergerak antar sel
 PgUp/PgDn : menggulung satu layer keatas/bawah
 Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama
 Ctrl +Home : kembali ke kolom A1
Dan masih banyak sekali tombol – tombol yang lain… untuk itu bapak / ibu silahkan simak dan catat penjelasan instruktur.

Untuk latihan coba pindahkan pointer ke alamat cell C5500 dengan cepat !!!
D. Bekerja dengan cell
 Memperbaiki kesalahan pengetikan dapat dilakukan dengan dua cara:
 Tekan F2 pada sel yang akan diperbaiki, kemudian lakukan perbaikan.
 Letakan pointer sel pada sel yang akan diperbaiki, kemudian ketik ulang pada yang salah tadi.
 Letakan pointer pada sel yang akan diperbaiki, klik pada formula bar, kemuadian perbaiki.
 Menhapus isi sel
 Tekan delete pada sel yang akan dihapapus
 Klik kanan pada sel kemudian klik kanan pilih clear contents (gambar 03)









Gamabar. 03



 Copy cell ke cell lain
 Klik cell yang akan dicopy, tempatkan pointer mouse pada kotak kecil pada ujung kanan bawah sel, kemudian drag kebawah.( langkah ini juga berlaku untuk mengkopi hasil rumus )






 Klik cell yang akan dicopy, klik kanan pilih Copy, pindahkan ke alamat sel yang diinginkan klik Paste

 Memasukan serangkaian Data
Yang dimaksud serangkaian data adalah sejumlah data umum yang berurutan misalnya : angka, bulan, tahun dan bias juga sederetan angka berdasarkan contoh yang ada secara otomatis. Dengan menggunakan custom list. Contoh membat urutan bilangan 1, 2 dst
Ketik angka 1 tekan enter
Ketik angka 2 tekan enter, blog kedua bilangan tersebut kemudian dengan menggunakan fill handle drag kebawah

 Membuat costum list
Costum list adalah sederetan data yang belum dikenal Ms. Excel misal urutan nama hari dalam bahasa Indonesia.
Caranya :
 Ketik sederetan data yang akan dijadikan costum list
Senin
Selasa
…
…
Minggu
*) langkah diatas dapat juga diketik pada menu dialog costum lists pada kolom list entries
 Blog data tersebut diatas
 Pilih menu Tools, kemudian klik Option
 Klik Costum lists seperti gambar. 04
 Pilih Import
 Pilih Add setelah selesai menginput data melalui list entries
 Klik Ok
































Gambar. 04

Latihan 1
 Buatlah Urutan Bilangan genap dan ganjil!
 Buatlah urutan nama-nama bulan Indonesia dan nama hari pasaran jawa
 Buatlah Tabel dibawah ini

DAFTAR NOMINASI SISWA
SMA N 1 PURWOKERTO
TAHUN PELAJARAN 2007/2008

No NIS Nama Tempat Tanggal Lahir
1 07.001 Dewi Persik Surabaya 15 April 1984
2 07.002 Dian Sastro Jakarta 9/25/1985
3 07.003 Hengki Kurniawan Surabaya 18 Agustus 1983
4 07.004 Julia Peres Bandung 5/12/1982
5 07.005 Kiki Farel Bandung 11/27/1986
6 07.006 Luna Maya Denpasar 12/25/1985
7 07.007 Sandra Dewi Bandung 16 Juli 1984
8 07.008 Syahrul Gunawan Bandung 8/9/1979
9 07.009 Tora Sudiro Purwokerto 12 Agustus 1975
10 07.010 Tukul Arwana Semarang 9/9/1968


 Menyisipkan range / sel
 Sorot range atau sel yang akan digeser
 Klik kanan pilih insert

 Menghapus range / sel
 Sorot range atau sel yang akan dihapus
 Klik kanan pilih delete
 Memformat / menempatkan posisi teks pada cell
 Blok sel atau range yang akan diatur posisinya
 Pilih menu format kemudian pilih cells
 Kemudian muncul menu dialog seperti gambar. 05
 Pilih Alignment






















Gambar. 05

Horisontal : Mengatur posisi data / teks secara horizontal
Vertical : Mengatur posisi data / teks secara vertical
Orientation : Mengatur orientasi data dan derajat posisi kemiringan
Text control : Mengatur posisi data terhadap sel atau rangenya








E. KOLOM DAN BARIS
 Merubah lebar kolom satu atau beberapa kolom
 Sorot sejumlah kolom
 Pilih menu format, pilih column ( lihat gambar 06 )
Widt : dengan lebar tertentu
Auto fit selection : berdasarkan isi pada sel paling lebar
Standard Width : berdasarkan lebar standar
Hide : menyembunyikan kolom
Unhide : menampilkan kolom

Langkah diatas bisa juga diganti dengan yang lebih mudah, letakan pointer mouse pada garis batas antara kolom yang akan diperkecil/diperlebar kemudian drag kekanan, kekilri. Atau juga double klik langsung.

 Menyisipkan kolom
 Sorot satu atau beberapa kolom
 Klik kanan kemudian insert

 Menghapus kolom
 Sorot satu atau beberapa kolom
 Klik kanan kemudian delete




















Gambar. 06

 Merubah lebar, menyisipkan, menghapus dan menyembunyikan baris satu atau beberapa baris pada prinsipnya sama dengan perintah/langkah-langkah pada kolom.





Untuk latihan tambahkan satu kolom No Telephon pada latihan diatas !!


F. WORKBOOK
File excel disebut karena dalam satu file dapat berisi lebih dari satu worksheet, setiap worksheet didalam excel secara default deberi nama sheet1, sheet2 dst. Kita juga dapat mengganti, memberi warna, mengatur penempatan, bahkan menyembunyikannya… hebat bukan..??? mari bapak / ibu kita coba…

1. Mengganti nama worksheet
Ada tiga cara untuk mengganti nama sheet:
 Doble klik pada sheet yang akan diganti kemudian ganti nama baru
 Sorot sheet yang akan diganti, kemudian klik kanan pilih rename
 Pilih menu format, pilih sheet, klik rename
Silahkan bapak ibu memilih cara yang paling mudah..
2. Memberi warna worksheet
Ada dua cara untuk memberi warna pad asheet
 Sorot sheet yang akan diganti warna, kemudian klik kanan pilih Tab Color
 Pilih menu format, pilih sheet, Tab color
3. Mengatur penempatan/urutan shet
 Tempatkan pointer mouse pada sheet, kemudian drag sesuai dengan keinginan anda.
4. Menyembunyikan dan menampilakan worksheet
Ada 2 cara untuk menyembunyikan dan menampilkan sheet
 Sorot sheet yang akan disembunyikan, kemudian klik kanan pilih hide, untuk menampilkan pilih Un Hide.
 Pilih menu format, pilih shet, hide dan un_hide untuk menampilkan.
5. Membuat Background pada sheet
 Sorot menu format, pilih sheet klik background
( Bapak / Ibu dapat melihat gambar 07 )

















Gambar. 07


Latihan 2
 Untuk latihan cobalah rubahlah sheet 1,2,dan 3 menjadi latihan 1,2 dan 3 berilah warna yang berbeda pada tiap sheet-nya dan jangan lupa berilah background !!
 Buatlah table di bawah ini dengan tampilan yang menarik dengan menggunakan fasilitas Format Cells.
 Buatlah Daftar Hadir berdasar daftar table dibawa ini!





















3. Membuat Rumus – Rumus Sederhana

Perhitungan dalam worksheet dapat dilakukan hanya dengan menulis rumus dalam sebuah sel. Apabila rumus yang dibuat lebih banyak dapat dilakukan dengan menyalin sebuah sel rumus ke sel yang lain, untuk tujuan tersebut kita harus membuat sebuah rumus satu saja supaya apabila dicopy memberikan hasil yang benar.

Ingat… Ingat…!!!
“RUMUS DALAM EXCEL SELALU DIAWALI TANDA = ( sama dengan )”
“PENGETIKAN RUMUS DAPAT DIKETIK PADA SEL ATAU PADA FORMULA BAR”
“PEMBUATAN RUMUS BISA JUGA MENGGUNAKAN MENU INSERT → Function”


Contoh sebuah rumus :
=10*5 ( sebuah rumus tetapi tidak bias dicopy)
=A2*5 (sebuah rumus dan bias dicopy )

A. OPERATOR DALAM RUMUS
1. Operator Matematika
* : Perkalian
^ : Pangkat
/ : Pembagian
+ : Tambah
- : Pengurangan
2. Operator Logika
= : sama dengan
<> : Tidak sama dengan
< : Lebih Kecil<= : Kurang dari sama dengan>= : Lebih dari sama dengan
B. Sifat Alamat sel dalam rumus
1. Relatif : Apabila dicopy akan berubah sesuai posisi kolom dan baris
2. Absolut : Apabila dicopy tetap
















C. Menggunakan Function Wizard
Penggunaan fungsi akan sangat membantu bapak / ibu dalam memilih sejumlah fungsi dan argumennya.
Caranya :
Tempatkan pointer pada sel tertentu kemudian tekan tanda =
Pilih menu Insert kemudian function / klik tool bar function kemudian muncul menu dialog seperti gambar. 08

























Gambar. 08

D. Beberapa fungsi yang sering digunakan
1. Fungsi statistic
=SUM(RANGE) : menghitung nilai total dalam range
=AVERAGE(RANGE) : menghitung nilai rata-rata dalam range
=MAX(RANGE) : mencari nilai tertinggi
=MIN(RANGE) : mencari nilai terkecil
=COUNT(RANGE) : mencari jumlah data
=SUMIF() : mencari jumlah berdasar criteria tertentu
=COUNTIF() : mencari jumlah data tertentu dengan syarat

2. Fungsi Logika
=If(kondisi;pernyataan benar;pernyataan salah)
=and(kondisi1;kondisi2;…)
=or(kondisi1;kondisi2;…)
=not(kondisi)

3. Fungsi Tabel
Vlookup dan Hlookup
Fungsi membaca table bantu untuk mengisi table utama
=Vlookup(field kunci;range table;kolom ke..;false)
=Hlookup(field kunci;range table;baris ke..;false)
 Field kunci : sel data untuk patokan pencarian dalam table
 Range table : daerah table bantu tidak termasuk judul table
 Kolom/ baris : nomor posisi kolom/baris pada table bantu

4. Fungsi Text
=left(text;jumlah)
=right(text;jumlah)
=mid(text;posisi awal;jumlah)

5. Fungsi Tanggal
=date(tahun;bulan;hari)
=year(data tanggal)
=Month(data tanggal)
=Day(data tanggal)
=now()

6. Fungsi jam
=Time(jam;menit;detik)
=Hour(data jam)
=Minute(data jam)
=Second()





















Latihan 3
DAFTAR NILAI SISWA
SMAN 1 PURWOKERTO
TH 2007/2008


Kelas : XI

NO NO NAMA L/P NILAI JUM NILAI RATA-RATA
INDUK UH1 UH2 UH3 UH4
1 15806 ALFELIA NUGKY P P 75 75 86 80
2 15808 ALIF NUR PATRIYA L 75 80 78 80
3 15719 ANTHONY HANS L 75 75 85 75
4 15589 AYU RAHAYu P 85 80 78 90
5 15764 AYU RIZQI P 80 80 90 86
6 15591 CHATRIN ANUGRA P 75 75 86 85
7 15766 CHUSNUL C P 80 75 85 84
8 15636 DEFIANY P 80 75 84 85
9 15559 DIMAS ARIEF D L 75 85 80 80
10 15723 DWI MARGIYANI P 84 80 80 75
11 15642 FANDINATA A L 80 80 87 80
12 15597 FAUZIA NURUL P 85 85 86 80
13 15775 FITRIAN PRILA P 80 80 87 75
14 15520 FRANSISKUS A L 88 80 85 75
15 15687 FUNG LUKITO W L 79 80 80 75
JUMLAH
NILAI TERINGGI
NILAI TERENDAH
NILAI RATA-RATA
JUMLAH SISWA
JULAH SISWA L
JULAH SISWA P










Latihan 4




















Latihan 5

Daftar Stock Barang
Bulan :
Prosentase Laba : 0.1


Nama Barang Stok Awal Pembelian Harga/
unit Total Pembelian Total Penjualan Sisa Laba
Monitor VGA 25 20 500000 35
Genius Mause 75 50 45000 90
Printer Lx-800 42 55 650000 65
Meja Komputer 11 8 750000 6
Printer Hp 500+ 35 12 750000 25
Hard disk Coroner 80 30 655000 76


4. Mengelola database
Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelola daftar data (database). Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain mencari data berdasarkan syarat tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat dan mengurutkan isi data. Untuk itu kita akan mencoba latihan mengolah data nilai siswa.



A. Megurutkan Data
 Sorot seluruh data beserta judulnya ( kecuali nomor urut )
 Pilih menu Data klik SORT atau gunakan toolbar

















Gambar. 9

 Sort By : Pilih kolom yang akan diurutkan
Ascending : Urut naik
Decending : Urut turun
 Then By : Boleh dipilih apabila pada pilihan pertama banyak data yang kembar
 Pilih Header Row apabila table yang disorot termasuk judul
 Pilih No Header Row apabila table yang disorot tidak termasuk judul
 Pilih Tombol Options










Gambar 10.

 First key sort order mengurutkan berdasarkan mode custom list tertentu
 Case sensitive membedakan huruf besar dan kecil
 Sort topto bottom mengurutkan dari atas ke bawah
 Sort left to right mengurutkan dari kiri ke kanan



B. FILTER
Filter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan criteria sedangkan data yang tidak memenuhi syarat disembunyikan untuk sementara sampai ada perintah filter yang baru.
 Auto Filter



nce









Gambar 11

 Sorot sorot range atau table yang berisi database
 Pilih menu data kemudian pilih filter
 Klik auto filter seperti gambar

*) MENAMPILKAN DATA SESUAI KRITERIA TERTENTU

- Klik pada kolom yang akan dijadikan criteria
- Pada dafta criteria akan tampil seperti gambar disebelah
- All menampilkan selurh data
- Top 10 urutan 10 besar
- Custom menampilkan record yang memenuhi criteria tertentu
- Blanks menampilkan record yang kosong
- No Blanks menampilkan record yang tidak kosong pada kolom riteria





 Advanced Filter
Filter data dimana kita harus menyiapkan criteria pada range tertentu
Seperti contoh :
Gol Status
A B




Kriteria diatas untuk mencari data untuk golongan = A dan Status = B














Gambar 12

Untuk Latihan silahkan Bapak / Ibu membuka file daftar nilai siswa masing-masing mata pelajaran urutkan dan buatlah rangking kelas !!!

5. Mencetak Hasil Pekerjaan
a. MENENTUKAN UKURAN KERTAS
 Pilih menu File – Page Setup





















Gambar 13



 Pilih Page
Orientation
Portrait : Cetakan dalam bentuk mendatar
Landscape : Cetakan dalam bentuk vertikal
Scaling
Adjust to n : Skala hasil cetakan
Fit to n1 page(s) wide by n2 tall : dicetak n1 halaman ke kanan n2 halaman ke bawah
Piper size : Ukuran kertas
Print Quality : Resolusi printer
First Page Number : Nilai awal nomor halaman

b. MENENTUKAN MARGIN CETAKAN
 Pilih menu File – Page Setup
 Pilih Margin
 Kemudian muncul menu dialog



















Gambar 14















c. PILIHAN PENCETAKAN
 Pilih menu File – Page Setup
 Pilih Sheet



















 Print Area : Menentukan range
 Print Title : Menentukan range yang akan selalu tercetak pada setiap halaman (diluar Print Area)
 Row to Repeat at Top : Menentukan baris yang akan dijadikan Print Title
 Column to Repeat at Left : Menentukan kolom yang akan dijadikan Print Title
 Print : Tambah cetakan
 Gridlines : Mencetak garis pembantu
 Notes : Mencetak catatan sel pada akhir halaman
 Draft Quality : Mencetak dengan lebih cepat
 Black and white : Mencetak seluruh obyek dengan warna hitam diatas putih
 Heading Row And Column : Mencetak ke kanan baru ke bawah

 Page Order : Urutan pencetakan
 Down then Over : Mencetak ke bawah kemudian baru sebelah kanan
 Over then Down : Mencetak ke kanan baru ke bawah











d. MULAI MENCETAK
 Sorot range yang akan dicetak
 Pilih menu File – Print




















Gambar 16
 Print What : Mencetak area yang dicetak
 Selection : Mencetak range yang disorot
 Selected Sheet(s) : Mencetak sheet yang dipilih
 Entire Workbook : Mencetak isi buku kerja
 Copies : Jumlah copy tiap halaman
 Page Range : Pilihan halaman
 All : Seluruh halaman
 Page(s) from n1 To n1 : Mulai halaman n1 sampai n2

*** Jika merk printer belum cocok pilih Print setup, jika tidak terdapat printer yang cocok pilih Program Manager - Control Panel – Ok***

Semoga modul ini bisa membantu babak / ibu belajar di rumah, modul ini masih jauh dari sempurna, untuk itu kritik dan saran kami harapkan untuk lebih sempurnanya modul ini. Terimakasih.